Como começar e concluir um email

Para quem utiliza o email como forma de comunicação com o seu público, seja de forma massificada, seja individualmente com cada cliente específico, o início e a conclusão de um email poderão não ser os aspetos mais importantes da comunicação, mas dão um contributo que, na hora da verdade, poderá ser determinante para o seu sucesso.

A forma como inicia e conclui o seu contato irá definir a disposição do seu contacto para os dois momentos mais importantes dessa interação: primeiro, a forma como irá ler o seu email; depois, a disposição com que ficará depois de fazer.

Começar com o pé direito

As primeiras palavras que o seu cliente lerá no email que acabou de receber irão estabelecer o tom geral da comunicação. Se começar com um “Exmo(a) Sr(a)”, definirá desde logo um tom impessoal e formal; se abrir com “Olá amigos!”, o leitor sentirá desde logo um ambiente jovem, descontraído e informal para o resto da comunicação. Depois de estabelecer o tom inicial, dificilmente conseguirá mudá-lo no resto da comunicação! Por isso estude desde logo quem é o seu público e qual o tom da sua mensagem, para que a abertura da comunicação se adeque ao tom geral do email.

Caro… quê?

• • Mais importante que o “Exmo” ou “Caro”, é a palavra que se segue.
  • Claro está que em emails enviados direta e especificamente para uma pessoa, deverá dizer de seguida o seu nome;
  • Mas quando se trata de um envio massificado, terá que colocar algumas questões a si próprio: Quem é o seu público? Porque o contacta? É um associado? Cliente? Membro?
  • Dizer “Caro associado” será sempre diferente de “Exmo Sr.”.
  • Quando possível – e aplicável – defina desde logo qual a natureza da relação que tem com o seu público.
  • Dessa forma, estará a deixar claro, desde logo, essa relação, recordando o destinatário da identidade que você representa... e que ele já tem uma ligação consigo.

Exmo(a) Sr(a)

• • Se possível, segmente a sua comunicação em género, para evitar recorrer ao “Exmo(a)” Sr(a)”.
  • Utilize a informação demográfica do seu público para enviar uma comunicação específica para cada um dos géneros, principalmente se o seu público for predominantemente feminino.

Bom dia... às 17h?

• • A utilização de “Bom dia/Boa tarde/Boa noite” tem vantagens e desvantagens.
  • Por um lado, corre o risco de dizer “Bom dia” e o seu destinatário apenas ler a comunicação à noite, perdendo todo o sentido pretendido.
  • No entanto, fazê-lo coloca um momento do dia na comunicação, o que não é necessariamente negativo.
  • Este tipo de abertura será mais apropriado para contactos diretos e individuais, sobretudo se tiver a certeza que o seu destinatário lerá o email dentro de pouco tempo.
  • É particularmente contraindicado em comunicações massificadas.
  • Mais propício a relações informais e descontraídas.

Acabar como começou

É importante que a sua comunicação encerre de forma a que o seu destinatário compreenda que a mensagem está concluída e que tudo o que precisa saber já foi dito, tendo sido deixado claro qual o passo seguinte que você espera que ele tome.

Terminar com um call to action

• • Se o envio é massificado e recorre a um layout elaborado, mais afastado da típica “carta”, não é estritamente necessário que conclua de forma tradicional (por exemplo, “Com os melhores cumprimentos”).
  • Sinta-se livre para terminar o email da forma que for mais eficaz para a natureza do seu contacto.
  • Lembre-se que um email marketing pode – e deve – terminar com um call to action.

Manter o mesmo tom

• • Caso se trate de uma mensagem individual, conclua sempre seguindo o mesmo princípio e tom que utilizou na abertura.
  • Desde “Com os melhores cumprimentos” a “Atenciosamente”, o que importa é que a conclusão esteja em consonância com a abertura e o corpo da mensagem.

Suavizar um contacto negativo

• • Se está a comunicar aquilo que pode ser entendido como uma má notícia por parte do destinatário, tente concluir, antes da assinatura, suavizando o tom geral da mensagem e combatendo assim o ambiente negativo gerado pela sua mensagem.
  • Uma situação negativa pode ser contraposta, mesmo que não totalmente ultrapassada, com um frase como “Estou ao seu dispor para colaborar no que for possível”.

Um subtil toque pessoal

• • Se pretende dar um toque mais pessoal à comunicação, uma simples palavra pode fazer a diferença: “Com os meus melhores cumprimentos”.
  • Assine também com o seu nome, completando com a função exercida na empresa.

Por Rui Araújo