7 Cuidados a ter com a lista de emails

Ao fim de tantos anos, o email continua a ser uma das ferramentas mais preciosas que o marketing digital coloca ao seu dispor. Permite-lhe um contacto direto com uma audiência qualificada e interessada, por um custo extremamente reduzido, e com resultados acima da média.
Se o email marketing é uma ferramenta importante, a sua lista de emails torna-se um dos bens mais preciosos para o seu negócio. Contudo, é um autêntico diamante em bruto, que precisa ser trabalhado, cuidado e polido.

Cuidados de manutenção são sempre necessários

Ignorar os cuidados de manutenção de uma lista de emails é errado por dois motivos principais: não estará a aproveitar o máximo potencial que ela oferece, piorando os resultados da sua estratégia de email marketing; e estará a prejudicar a qualidade da própria lista, arriscando-se a tê-la recheada de contactos inválidos ou indesejados, o que por sua vez resultará em envios falhados ou denunciados. Ambos os motivos terão os mesmos resultados: prejudicar os seus resultados e a sua reputação junto dos ESPs (“Email Service Providers”, como Gmail, Hotmail/Outlook, etc).
Para se certificar que aproveita ao máximo o potencial do email marketing, estes são alguns dos cuidados básicos e essenciais que deverá ter com a sua lista de emails:

1. Opt-in duplo

Permissão é um primeiro passo fundamental: não envie nenhuma comunicação a quem não indicou expressamente que a desejava receber.
É obrigatório incluir um campo de subscrição, onde o utilizador compreenda de forma clara que estará a subscrever a sua newsletter, ou a inscrever-se na sua mailing list. Mas isto não é por si só suficiente.

Após receber uma nova subscrição, o seu sistema deverá enviar um email de validação, e só após confirmar a subscrição é que o endereço de email deverá ser anexado à sua lista de emails. Daí que o termo a utilizar seja “opt-in duplo”, pois o utilizador terá que confirmar em dois passos a subscrição ou inscrição que pretende fazer.

Este passo é importante não só porque confirma realmente a intenção do utilizador, como garante também que o endereço de email inserido é válido.

Reconfirmação periódica

Será também sensato fazer uma reconfirmação periódica, sobretudo se não enviou nenhuma comunicação durante um período alargado de tempo. Enviar um email onde é pedido ao utilizador para confirmar se continua interessado em receber noticias suas não tem nada de intrusivo, e garante que mantém a sua lista atualizada e interessada.

2. Previna registos falsos

Logo no momento da subscrição, existem medidas que pode adotar para prevenir registos falsos. Isto inclui não só registos automáticos por spambots, mas também registos de pessoas reais que dão um endereço fictício.

Para o caso de inscrições automáticas, por exemplo por spambots, a chave está em instalar um teste CAPTCHA ou sistemas equivalentes. Já prevenir registos falsos por parte de utilizadores reais é algo que, se utilizar o opt-in duplo, se resolverá por si mesmo.

3. Remova endereços inválidos

Este é um cuidado básico, mas muitas vezes esquecido. Se na sua última comunicação teve emails que vieram devolvidos por se tratarem de endereços inválidos, porque é que irá repetir o envio na próxima newsletter?

Registe todas as entregas rejeitadas que teve remova-as da sua lista principal. Desta forma irá melhorar a sua taxa de entrega, o que terá inevitavelmente consequências a nível da taxa de abertura e de cliques na sua estratégia de email marketing.

O mesmo aplica-se a denúncias que eventualmente receba – casos em que o destinatário marcou o seu email como SPAM. Nessas situações, não faz sentido continuar a enviar emails para um endereço que irá automaticamente colocá-los no “lixo”.

4. Remova quem o ignora

Aperfeiçoar e otimizar a sua lista de emails poderá implicar sacrifícios. Neste caso, o sacrifício será remover endereços de emails perfeitamente válidos, de membros que se inscreveram deliberadamente. Mas se os contactos com esses membros nunca produziram qualquer resultado, fará sentido manterem-se na sua lista?

Não faz sentido continuar a enviar emails para quem, apesar de os receber, não lhes vai dar qualquer atenção. Se um subscritor nunca abriu ou clicou no seu email, mais vale removê-lo da sua listagem do que continuar a enviar-lhe comunicações que serão sistematicamente ignoradas.

5. Cancelamento fácil

A inclusão de uma forma de cancelamento da subscrição é uma imposição da legislação que regula o marketing direto. Mas se apenas o está a fazer para cumprir a lei, está a abordar esta questão da forma errada.

Dar a possibilidade de cancelar a subscrição em qualquer momento e em qualquer email recebido, de uma forma fácil e imediata, é o derradeiro ato de respeito para com o utilizador.

Deverá disponibilizar o cancelamento através de um link direto, que anula automaticamente a subscrição, sem exigir início de sessão ou confirmações adicionais.

Caso pretenda pedir mais informações ou eventual justificação para o cancelamento – e até uma possibilidade de o anular – deverá fazê-lo depois do cancelamento, e não antes – e, sobretudo, nunca como uma condição para cancelar.
Lembre-se que quanto mais difícil ou complexa for a anulação de uma subscrição, maior será a probabilidade de o destinatário resolver a questão marcando o seu email como SPAM.

6. Facilite a atualização de informações

Da mesma forma que cada email deverá incluir um link direto para o cancelamento da subscrição, também deverá incluir um link para que o membro possa atualizar as suas informações. A sua base de dados só tem a ganhar se os seus membros mantiverem o seu perfil permanentemente atualizado, pelo que facilitar-lhes essa tarefa é um favor que está a fazer a si próprio.

7. Não junte várias listas de emails diferentes

Se tem vários websites distintos, não junte as respetivas listas de emails. Se alguém subscreve uma newsletter de um site sobre motas, não está a autorizar receber newsletters de um site sobre carros, por muito que lhe pareçam ser temas próximos.
Cada comunicação deve ser específica para a finalidade em que o membro se inscreveu, e desrespeitar essa intenção é meio caminho andado para o cancelamento da subscrição ou para que ele marque o seu email como SPAM.

Por este mesmo motivo também nunca deverá recorrer ao aluguer ou compra de listas de emails de terceiros.